Návod na použitie štruktúry registratúrneho plánu

2.2.21.3 Návod na použitie štruktúry registratúrneho plánu

Ing. Mária Vépyová, PhD., Ing. Zuzana Hrušovská, Ing. Jozef Pohlod

Štruktúra registratúrneho plánu je vecne zoradeným rozpisom možného vecného členenia registratúry (dokumentácie) vzniknutej z činnosti podnikateľských subjektov z oblasti výroby, stavebníctva, veľkoobchodu, maloobchodu a dopravy bez ohľadu na právnu formu podnikania. Neodporúčame použiť ju pri príprave registratúrnych plánov podnikateľských subjektov zaoberajúcich sa poisťovníctvom a peňažníctvom, štátnu správu a samosprávu. K členeniu registratúry každého pôvodcu treba samozrejme pristupovať individuálne s ohľadom na špecifické druhy záznamov organizácie a po dôslednej analýze typov dokumentov, ktoré organizácia produkuje, resp. prijíma.

Uvedenú štruktúru registratúrneho plánu je preto možné použiť ako jeden z podkladov pre vytvorenie schémy registratúrneho plánu Vašej organizácie.

Znaky hodnoty a lehoty uloženia jednotlivých druhov agend sú uvedené vo forme odporúčania. Rozhodnutie o ich úprave či zmene v rámci registratúrneho plánu každej organizácie je závislé od jej prevádzkovej potreby v konkrétnych podmienkach. Zároveň môže byť ovplyvnený začiatok doby jej plynutia, a to napr. po skončení platnosti daného registratúrneho záznamu (napr. príkaz riaditeľa), po roku posledného použitia (napr. dokumentácia pre výpočtovú techniku), od posledného zápisu v knihe, a pod. Tieto špeciálne podmienky je nutné uviesť aj v registratúrnom pláne, vo všeobecnosti inak platí, že lehota uloženia začína plynúť 1. januára roku nasledujúceho po roku, v ktorom bol…