dnes je 19.1.2021

Input:

Registratúrny plán - štruktúra

6.12.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.2.21.4 Registratúrny plán - štruktúra

Ing. Mária Vépyová ; PhD. ; korektúra: Ing. Zuzana Hrušovská ; Baker Tilly Slovakia, Ing. Jozef Pohlod


Stiahnuť dokument

Názov organizácie:  
Názov internej smernice: Registratúrny plán 
Poradové číslo smernice:  
Vypracoval:  
Schválil:  
Dátum vyhotovenia internej smernice:  
Za správnosť smernice zodpovedá:  
Za dodržiavanie smernice zodpovedá:  
Platnosť internej smernice:  
Prílohy:  

A. AGENDA RIADENIA

AA - valné zhromaždenie

01. rokovací poriadok A-10

02. zápisnice z rokovaní aj s prílohami (pozvánka, prezenčná listina, program, materiály) A-10

03. zápisnice z rokovaní na iných organizačných celkoch spoločnosti 10

04. zoznamy akcionárov A-10

AB - predstavenstvo a dozorná rada

01. rokovacie poriadky A-10

02. zápisnice z rokovaní predstavenstva a jeho orgánov aj s prílohami A-10

03. zápisnice z rokovaní dozornej rady aj s prílohami A-10

04. správy o podnikateľskej činnosti, stave majetku a zámeroch, ročné A-10

05. zápisnice z rokovaní predstavenstva, jeho orgánov a dozornej rady 10

na iných organizačných celkoch spoločnosti

AC - konatelia

01. rozhodnutia konateľov 10

02. zoznamy spoločníkov a vkladov peňažných aj nepeňažných 10

03. záznamy z rokovaní konateľov 10

04. rozhodnutia konateľov a záznamy z ich rokovaní na iných

organizačných celkoch spoločnosti 10

AD – dcérske spoločnosti

01. podklady ich štatutárnych orgánov a členstvo v nich A-10

02. korešpondencia s vedením dcérskych spoločností 10

03. výročné správy o činnosti, ročné A-10

AE - operatívne riadenie

01. vnútropodnikové normy a interné predpisy (pracovný poriadok, organizačný poriadok, registratúrny poriadok a pod.) A-10 (po strate platnosti)

02. vnútropodnikové normy a organizačné predpisy na iných organizačných celkoch spoločnosti A-10 (po strate platnosti)

03. príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky riaditeľa a členov predstavenstva A-10 (po strate platnosti)

04. príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky riaditeľa a členov predstavenstva na iných organizačných celkoch 10

05. zápisnice z pracovných porád vedenia A-10

06. zápisnice z pracovných porád vedenia na iných organizačných celkoch 10

07. správy o kontrole plnenia úloh ročné a dlhšie A-10

08. správy o kontrole plnenia úloh za obdobie kratšie ako rok, čiastkové 5

09. projekty a štúdie rozvoja organizácie riadenia 10

10. výročné správy A-10

AF - právna agenda

01. zakladateľská listina alebo zmluva, vrátane podkladového materiálu A

02. stanovy spoločnosti a ich zmeny A-10

(po strate platnosti)

03. notárske zápisy o založení spoločnosti A

04. výpisy z obchodného podnikového) registra, vrátane podkladového materiálu 5

05. živnostenské listy, koncesné listiny A

06. majetkovo-právne zmluvy 10

07. úverové zmluvy, poistné zmluvy 10

08. výpisy z pozemkových kníh 10

09. súdne spory 10

10. pracovno-právne spory 5

11. právne posudky 5

12. evidencia akcionárov 10

13. predaj a prevod akcií a cenných papierov 10

14. listiny upisovateľov akcií 10

15. ukážky akcií a cenných papierov A

16. menovanie likvidátorov a správcov konkurznej podstaty A

17. zásadné materiály k príčinám, priebehu a ukončeniu likvidácie A

18. konečná správa o priebehu likvidácie alebo konkurzu a likvidačná bilancia A

19. ochranné známky a ochranné vzory, patenty (doklady o udelení, evidencia, dohody, zmluvy a ich realizácia) A

20. právna prevencia a výchova 5

21. vyjadrenia k interným normám 5

22. posudzovanie návrhov zmlúv 5

23. materiály k medzinárodnej normalizácii - ISO normy (návrhy na udelenie certifikátov, certifikáty) A-10

24. základná evidencia majetku A-10

25. evidencia nehnuteľností A-10

26. kmeňový kapitál A-10

27. prevody majetku a vlastníckych práv A-10

28. poistenie, škody 10

29. právna korešpondencia 5

30. právne zastupovanie 5

AG- agenda kontroly

plány revíznej a kontrolnej činnosti 10

01. správy z kontrol a revízií, ročné A-10

02. bežné operatívne kontroly a previerky 5

03. všeobecné záležitosti, informácie, pokyny 5

04. dokumentácia k medzinárodnej štandardizácii (ISO normy) 10

05. audit, výrok audítora 10

06. daňové kontroly 10

07. kontroly sociálneho zabezpečenia 10

AH - agenda bezpečnosti, civilnej ochrany obyvateľstva (COO) a požiarnej ochrany (PO)

01. záznamy z pracovných porád 5

02. protokoly z kontrol štátneho odborného dozoru 5

03. správy o stave COO, PO 5

04. smernice a pokyny COO a PO vlastné 10

05. smernice a pokyny COO a PO, cudzie, po strate platnosti 5

06. povolenia vstupu do podniku 3

07. evidencia návštev 5

08. priepustky 3

09. strážne predpisy vlastné 10

10. strážne predpisy cudzie 5

11. evidencia služobných zbraní 10

12. knihy denných hlásení a rozpis strážnej služby 3

13. evidencia preukazov zamestnancov 5

14. operačné plány COO, po strate aktuálnosti 5

15. výcvik zamestnancov v COO 5

16. evidencia materiálových prostriedkov COO 5

17. protokol písomností obsahujúcich utajované skutočnosti 10

18. požiarna kniha A-10

19. záznamy z kontrol protipožiarnej techniky 5

20. záznamy z kontrol dodržiavania predpisov o PO 5

21. záznamy o školení o PO 5

22. dohody o zabezpečení stráženia objektov 10

23. vniknutie do objektov spoločnosti, poškodenie majetku, trestná činnosť 10

AI - správa registratúry a archív

01. registratúrne denníky A-10

02. pomocná evidencia 5

03. návrhy na vyradenie, zoznamy a protokoly o vyraďovaní A

04. evidencia prírastkov do archívu organizácie A

05. evidenčný list archívneho fondu A

06. zoznamy a protokoly záznamov preberaných do registratúrneho strediska 10

07. poštové knihy a iné evidencie poštových zásielok 5

08. evidencia prijatých a odoslaných telefaxov a ďalekopisov 3

09. objednávky na rozmnožovanie registratúrnych záznamov 3

10. výpožičky, reverzy 3

AJ - propagácia a Public Relation

01. záznamy z tlačových konferencií a stretnutí s novinármi 5

02. prehľady a výstrižky článkov v tlači, fotografický, filmový

a zvukový materiál týkajúci sa spoločnosti A

03. vlastné periodikum (v dvoch exemplároch) A

04. reklamné publikácie spoločnosti (v dvoch exemplároch) A

05. kroniky a pamätné knihy A

06. spoločenské akcie organizované spoločnosťou 10

07. interné letáky pre zamestnancov, podnikový časopis 5

08. inzeráty – príprava, zadanie do tlače, vyhodnotenie ich dopadu 5

09. prejavy zástupcov spoločnosti pri významných akciách 10

AK - medzinárodné styky

01. korešpondencia 5

02. zahraničné služobné cesty – príprava, správy 5

03. informácie o kontaktoch a rokovaniach s partnermi 5

B. AGENDA ĽUDSKÝCH ZDROJOV

BA - personálna práca

01. metodika, smernice a pokyny personálnej práce, vlastné A-10

02. metodika, smernice a pokyny personálnej práce, cudzie 5

03. rozbory, analýzy a projekty personálnej práce 10

04. ročné prehľady o počte a skladbe zamestnancov A-10

05. záznamy z pracovných porád úseku 5

06. osobné spisy zamestnancov 70 (od narodenia zamestnanca)

07. popisy pracovných činností 10

08. konkurzné konania na vyššie funkcie 5

09. žiadosti, dotazníky a iné písomnosti neprijatých uchádzačov 2

10. osobné úpravy pracovnej doby, pracovné úľavy 5

11. preraďovanie zamestnancov 5

12. pracovno-právne záležitosti brigádnikov, praktikantov a štipendistov 5

13. evidencia dochádzky 3

14. evidencia dovoleniek 3

15. dovolenkové lístky 3

16. dohody o pracovnej činnosti 5

17. dohody o vykonaní práce 5

18. dohody o hmotnej zodpovednosti (po strate platnosti) 5

19. dochádzkové lístky, priepustky 3

20. činnosť odborov, rokovania s odbormi 5

21. kolektívne vyjednávanie, kolektívna zmluva A-10

BB - sociálna starostlivosť

01. programy a prehľady sociálneho rozvoja 10

02. výsledky sociálnych prieskumov 5

03. evidencia materských dovoleniek a neplateného voľna 5

04. prihlášky, odhlášky a zmeny nemocenského poistenia 10

05. dávky nemocenského poistenia 10

06. štatistické hlásenia o pracovnej neschopnosti 5

07. evidencia o pracovnej neschopnosti 5

08. zabezpečovanie závodného stravovania 5

09. vyznamenania zamestnancov 10

BC - bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci (BOZP)

01. organizácia a metodika BOZP, školenia a previerky 5

02. kontroly, nálezy a posudky o zdravotnom, hygienickom

a bezpečnostnom stave v spoločnosti 5

03. záznamy o vstupných a periodických školeniach BOZP 5

04. evidencia úrazov a havárií 10

05. záznamy o ťažkých a smrteľných pracovných úrazoch A-10

06. pracovné úrazy ostatné 10

07. náhradové, regresné konanie 10

08. evidencia vydaných osobných ochranných pracovných prostriedkov 3

09. zakázané práce žien a mladistvých, nočná práca žien 5

BD - vzdelávanie

01. študijné a učebné osnovy vlastných školiacich stredísk A-10

02. ročné prehľady o činnosti vlastných školiacich stredísk A-10

03. zahraničné stáže a študijné pobyty, správy 5

04. evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie zamestnancov 10

05. odborná prax a odborný výcvik absolventov 10

06. evidencia o vydaní dokladov o odbornej kvalifikácii A-10

07. učňovské zmluvy A-10

C. TECHNICKÝ ROZVOJ, INFORMATIKA, ŽIVOTNÉ PROSTREDIE

CA- technický rozvoj

01. záznamy z pracovných porád úseku 5

02. koncepcie, štúdie, prognózy a plány technického rozvoja A-10

03. záverečné správy úloh technického rozvoja, posudky, expertízy a rozbory A-10

04. štatistické výkazy technického rozvoja ročné 10

05. návrhy a požiadavky na riešenie rozvoja techniky 5

06. materiály o spolupráci s inými subjektmi 5

07. technicko-hospodárske normy, vlastné A-10

08. štátne a odborné normy, po strate platnosti 10

09. doklady o pripomienkovaní technických noriem 5

10. doklady o prevádzke technických zariadení 5

11. revízne správy technických zariadení, po ukončení životnosti 5

12. opravy zariadení 5

13. zavádzanie patentov a vynálezov do výroby A-10

CB - informatika

01. záznamy z pracovných porád úseku 5

02. koncepcie rozvoja riadiaceho a informačného systému A-10

03. testy hardwaru, sietí a systémového softwaru 5

04. metodika k vlastným vytvoreným programom A-10

05. metodika k cudzím programom, po ukončení používania 5

06. záznamy z údržby výpočtovej techniky a informačných sietí 3

07. správa (administrácia) údajov informačného systému 5

08. správa (administrácia) počítačovej siete 5

CC - výskum

01. záznamy z pracovných porád úseku 5

02. plány výskumných úloh, ročné a dlhodobé A-10

03. podkladový materiál k výskumným úlohám 10

04. správy o plnení plánu výskumných úloh 10

05. výskumné správy a štúdie 10

06. výroba prototypov 10

07. oponentné konanie 5

08. skúšobné protokoly a testy výrobkov A-10

09. rozhodnutia o schválení skúšaných výrobkov (atesty) A-10

10. originály vlastných noriem A-10

11. priemyslové vzory A-10

12. vynálezy a zlepšovacie návrhy – dokumentácia A-10

13. ochranné známky A

14. patentové spisy (evidencia, listiny o udelení) A-10

15. licencie (dohody, zmluvy, evidencia, realizácia) 10

CD - ochrana životného prostredia

01. záznamy z pracovných porád úseku 5

02. koncepcie ochrany a tvorby životného prostredia 10

03. protokoly z kontrol orgánov štátneho dozoru 5

04. zavádzanie ekologických postupov a opatrení 5

05. medzinárodná spolupráca na projektoch ochrany životného prostredia 10

06. stanoviská k výberu technológií, investičným zámerom a pod. 5

07. určenie miesta a zabezpečenie podmienok pre manipuláciu s ropnými

a nebezpečnými látkami 10

08. evidencia nebezpečných odpadov 10

09. previerky stavu objektov 5

D. OBCHODNÁ AGENDA, CENY A PROPAGÁCIA

DA- zásobovanie, nákup a predaj

01. záznamy z pracovných porád úsekov 5

02. plány nákupu a odbytu výrobkov, ročné A-10

03. rozpis plánu nákupu 10

04. prieskum trhu 5

05. analýzy, prognózy a koncepcie nákupu 5

06. štatistické výkazy, ročné A-10

07. obchodné zmluvy (nákup a predaj)

08. kreovanie obchodných zastupiteľstiev 5

09. správy o činnosti obchodných zastupiteľstiev, ročné 5

10. správy zo služobných ciest 5

11. hlásenia o obchodnej činnosti 5

12. rozbory obchodných aktivít 5

13. plán spotreby materiálov a potreby služieb 5

14. objednávky a požiadavky na dovoz 5

15. dodacie a nákladné listy 3

16. interné faktúry 10

17. normy zásob a materiálu 5

18. prehľady a zostavy zásob a obchodného tovaru 5

19. inventarizácia zásob a obchodného tovaru 10

20. evidencia zásob a obchodného tovaru na sklade 3

21. knihy objednávok obchodného tovaru 3

22. skladová evidencia (výkazy, karty, dodávkové príkazy, príkazy 3 na expedíciu)

23. výdajky a príjemky materiálu a tovaru na sklade 3

24. evidencia predaja a fakturácia 10

25. knihy objednávok 5

26. colné záznamy, colné deklarácie 5

27. hlásenia colného skladu 5

28. reklamácie obchodného tovaru a služieb 5

29. výkazy čerpania pohonných hmôt 3

30. žiadanky na prepravu 3

31. záznamy o prevádzke vozidiel 5

DB - ceny

01. záznamy z pracovných porád úseku 5

02. cenníky výrobkov a tovarov, vlastné A-10

03. cenníky výrobkov a tovarov, cudzie 5

04. tvorba interných cenníkov 10

05. cenové dohody s inými právnymi subjektmi 5

06. štatistické prehľady tvorby cien, ročné 10

DC - propagácia

01. záznamy z pracovných porád úseku 5

02. účasť na veľtrhoch a výstavách 5

03. príprava expozícií (scenáre) 10

04. vzorkovnice 10

05. ocenenia výrobkov A-10

06. katalógy, prospekty, reklamy, publikácie (ukážky) A

07. stanoviská, vyjadrenia, odporúčania 5

E. INVESTIČNÁ AGENDA

EA - všeobecne

01. záznamy z pracovných porád úseku 5

02. štúdie dlhodobého rozvoja A-10

03. plány investícií ročné a dlhodobé A-10

04. plány investícií krátkodobé a čiastkové 5

05. rozpisy investícií a objektov 5

06. evidencia stavu investícií 10

07. hlásenia stavu investícií 5

08. zákazky na veľké investície (aj s podkladmi) a výberové konania A-10

09. investičné zákazky, ostatné 10

10. investičné zmeny 10

11. investičné požiadavky 10

12. účasť na výberových konaniach a súťažiach 5

EB - investičná výstavba

01. záznamy z pracovných porád úseku 5

02. rozpočty a bilancie stavieb 10

03. záznamy z rokovaní s projektovými a dodávateľskými firmami 5

04. projekty nových realizovaných stavieb, 1 paré (originál) A-10

05. základná dokumentácia stavieb (majetkovo-právna dokumentácia,

úvodný a vykonávací projekt, korešpondencia o výstavbe - dôležitá) 10

02. geometrické a zastavovacie plány 10

03. rozhodnutia stavebných úradov (stavebné a užívacie povolenia,

povolenia na