2.2.21.4 Registratúrny plán - štruktúra
Ing. Mária Vépyová, PhD., Ing. Zuzana Hrušovská, Ing. Jozef Pohlod
Stiahnuť dokument
A. AGENDA RIADENIA
AA - valné zhromaždenie
01. rokovací poriadok A-10
02. zápisnice z rokovaní aj s prílohami (pozvánka, prezenčná listina, program, materiály) A-10
03. zápisnice z rokovaní na iných organizačných celkoch spoločnosti 10
04. zoznamy akcionárov A-10
AB - predstavenstvo a dozorná rada
01. rokovacie poriadky A-10
02. zápisnice z rokovaní predstavenstva a jeho orgánov aj s prílohami A-10
03. zápisnice z rokovaní dozornej rady aj s prílohami A-10
04. správy o podnikateľskej činnosti, stave majetku a zámeroch, ročné A-10
05. zápisnice z rokovaní predstavenstva, jeho orgánov a dozornej rady 10
na iných organizačných celkoch spoločnosti
AC - konatelia
01. rozhodnutia konateľov 10
02. zoznamy spoločníkov a vkladov peňažných aj nepeňažných 10
03. záznamy z rokovaní konateľov 10
04. rozhodnutia konateľov a záznamy z ich rokovaní na iných
organizačných celkoch spoločnosti 10
AD – dcérske spoločnosti
01. podklady ich štatutárnych orgánov a členstvo v nich A-10
02. korešpondencia s vedením dcérskych spoločností 10
03. výročné správy o činnosti, ročné A-10
AE - operatívne riadenie
01. vnútropodnikové normy a interné predpisy (pracovný poriadok, organizačný poriadok, registratúrny poriadok a pod.) A-10 (po strate platnosti)
02. vnútropodnikové normy a organizačné predpisy na iných organizačných celkoch spoločnosti A-10 (po strate platnosti)
03. príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky riaditeľa a členov predstavenstva A-10 (po strate platnosti)
04. príkazy, smernice, rozhodnutia, obežníky riaditeľa a členov predstavenstva na iných organizačných celkoch 10
05. zápisnice z pracovných porád vedenia A-10
06. zápisnice z pracovných porád vedenia na iných organizačných celkoch 10
07. správy o kontrole plnenia úloh ročné a dlhšie A-10
08. správy o kontrole plnenia úloh za obdobie kratšie ako rok, čiastkové 5
09. projekty a štúdie rozvoja organizácie riadenia 10
10. výročné správy A-10
AF - právna agenda
01. zakladateľská listina alebo zmluva, vrátane podkladového materiálu A
02. stanovy spoločnosti a ich zmeny A-10
(po strate platnosti)
03. notárske zápisy o založení spoločnosti A
04. výpisy z obchodného podnikového) registra, vrátane podkladového materiálu 5
05. živnostenské listy, koncesné listiny A
06. majetkovo-právne zmluvy 10
07. úverové zmluvy, poistné zmluvy 10
08. výpisy z pozemkových kníh 10
09. súdne spory 10
10. pracovno-právne spory 5
11. právne posudky 5
12. evidencia akcionárov 10
13. predaj a prevod akcií a cenných papierov 10
14. listiny upisovateľov akcií 10
15. ukážky akcií a cenných papierov A
16. menovanie likvidátorov a správcov konkurznej podstaty A
17. zásadné materiály k príčinám, priebehu a ukončeniu likvidácie A
18. konečná správa o priebehu likvidácie alebo konkurzu a likvidačná bilancia A
19. ochranné známky a ochranné vzory, patenty (doklady o udelení, evidencia, dohody, zmluvy a ich realizácia) A
20. právna prevencia a výchova 5
21. vyjadrenia k interným normám 5
22. posudzovanie návrhov zmlúv 5
23. materiály k medzinárodnej normalizácii - ISO normy (návrhy na udelenie certifikátov, certifikáty) A-10
24. základná evidencia majetku A-10
25. evidencia nehnuteľností A-10
26. kmeňový kapitál A-10
27. prevody majetku a vlastníckych práv A-10
28. poistenie, škody 10
29. právna korešpondencia 5
30. právne zastupovanie 5
AG- agenda kontroly
plány revíznej a kontrolnej činnosti 10
01. správy z kontrol a revízií, ročné A-10
02. bežné operatívne kontroly a previerky 5
03. všeobecné záležitosti, informácie, pokyny 5
04. dokumentácia k medzinárodnej štandardizácii (ISO normy) 10
05. audit, výrok audítora 10
06. daňové kontroly 10
07. kontroly sociálneho zabezpečenia 10
AH - agenda bezpečnosti, civilnej ochrany obyvateľstva (COO) a požiarnej ochrany (PO)
01. záznamy z pracovných porád 5
02. protokoly z kontrol štátneho odborného dozoru 5
03. správy o stave COO, PO 5
04. smernice a pokyny COO a PO vlastné 10
05. smernice a pokyny COO a PO, cudzie, po strate platnosti 5
06. povolenia vstupu do podniku 3
07. evidencia návštev 5
08. priepustky 3
09. strážne predpisy vlastné 10
10. strážne predpisy cudzie 5
11. evidencia služobných zbraní 10
12. knihy denných hlásení a rozpis strážnej služby 3
13. evidencia preukazov zamestnancov 5
14. operačné plány COO, po strate aktuálnosti 5
15. výcvik zamestnancov v COO 5
16. evidencia materiálových prostriedkov COO 5
17. protokol písomností obsahujúcich utajované skutočnosti 10
18. požiarna kniha A-10
19. záznamy z kontrol protipožiarnej techniky 5
20. záznamy z kontrol dodržiavania predpisov o PO 5
21. záznamy o školení o PO 5
22. dohody o zabezpečení stráženia objektov 10
23. vniknutie do objektov spoločnosti, poškodenie majetku, trestná činnosť 10
AI - správa registratúry a archív
01. registratúrne denníky A-10
02. pomocná evidencia 5
03. návrhy na vyradenie, zoznamy a protokoly o vyraďovaní A
04. evidencia prírastkov do archívu organizácie A
05. evidenčný list archívneho fondu A
06. zoznamy a protokoly záznamov preberaných do registratúrneho strediska 10
07. poštové knihy a iné evidencie poštových zásielok 5
08. evidencia prijatých a odoslaných telefaxov a ďalekopisov 3
09. objednávky na rozmnožovanie registratúrnych záznamov 3
10. výpožičky, reverzy 3
AJ - propagácia a Public Relation
01. záznamy z tlačových konferencií a stretnutí s novinármi 5
02. prehľady a výstrižky článkov v tlači, fotografický, filmový
a zvukový materiál týkajúci sa spoločnosti A
03. vlastné periodikum (v dvoch exemplároch) A
04. reklamné publikácie spoločnosti (v dvoch exemplároch) A
05. kroniky a pamätné knihy A
06. spoločenské akcie organizované spoločnosťou 10
07. interné letáky pre zamestnancov, podnikový časopis 5
08. inzeráty – príprava, zadanie do tlače, vyhodnotenie ich dopadu 5
09. prejavy zástupcov spoločnosti pri významných akciách 10
AK - medzinárodné styky
01. korešpondencia 5
02. zahraničné služobné cesty – príprava, správy 5
03. informácie o kontaktoch a rokovaniach s partnermi 5
B. AGENDA ĽUDSKÝCH ZDROJOV
BA - personálna práca
01. metodika, smernice a pokyny personálnej práce, vlastné A-10
02. metodika, smernice a pokyny personálnej práce, cudzie 5
03. rozbory, analýzy a projekty personálnej práce 10
04. ročné prehľady o počte a skladbe zamestnancov A-10
05. záznamy z pracovných porád úseku 5
06. osobné spisy zamestnancov 70 (od narodenia zamestnanca)
07. popisy pracovných činností 10
08. konkurzné konania na vyššie funkcie 5
09. žiadosti, dotazníky a iné písomnosti neprijatých uchádzačov 2
10. osobné úpravy pracovnej doby, pracovné úľavy 5
11. preraďovanie zamestnancov 5
12. pracovno-právne záležitosti brigádnikov, praktikantov a štipendistov 5
13. evidencia dochádzky 3
14. evidencia dovoleniek 3
15. dovolenkové lístky 3
16. dohody o pracovnej činnosti 5
17. dohody o vykonaní práce 5
18. dohody o hmotnej zodpovednosti (po strate platnosti) 5
19. dochádzkové lístky, priepustky 3
20. činnosť odborov, rokovania s odbormi 5
21. kolektívne vyjednávanie, kolektívna zmluva A-10
BB - sociálna starostlivosť
01. programy a prehľady sociálneho rozvoja 10
02. výsledky sociálnych prieskumov 5
03. evidencia materských dovoleniek a neplateného voľna 5
04. prihlášky, odhlášky a zmeny nemocenského poistenia 10
05. dávky nemocenského poistenia 10
06. štatistické hlásenia o pracovnej neschopnosti 5
07. evidencia o pracovnej neschopnosti 5
08. zabezpečovanie závodného stravovania 5
09. vyznamenania zamestnancov 10
BC - bezpečnosť a ochrana zdravia pri práci (BOZP)
01. organizácia a metodika BOZP, školenia a previerky 5
02. kontroly, nálezy a posudky o zdravotnom, hygienickom
a bezpečnostnom stave v spoločnosti 5
03. záznamy o vstupných a periodických školeniach BOZP 5
04. evidencia úrazov a havárií 10
05. záznamy o ťažkých a smrteľných pracovných úrazoch A-10
06. pracovné úrazy ostatné 10
07. náhradové, regresné konanie 10
08. evidencia vydaných osobných ochranných pracovných prostriedkov 3
09. zakázané práce žien a mladistvých, nočná práca žien 5
BD - vzdelávanie
01. študijné a učebné osnovy vlastných školiacich stredísk A-10
02. ročné prehľady o činnosti vlastných školiacich stredísk A-10
03. zahraničné stáže a študijné pobyty, správy 5
04. evidencia o preškolení a získaní odbornej kvalifikácie zamestnancov 10
05. odborná prax a odborný výcvik absolventov 10
06. evidencia o vydaní dokladov o odbornej kvalifikácii A-10
07. učňovské zmluvy A-10
C. TECHNICKÝ ROZVOJ, INFORMATIKA, ŽIVOTNÉ PROSTREDIE
CA- technický rozvoj
01. záznamy z pracovných porád úseku 5
02. koncepcie, štúdie, prognózy a plány technického rozvoja A-10
03. záverečné správy úloh technického rozvoja, posudky, expertízy a rozbory A-10
04. štatistické výkazy technického rozvoja ročné 10
05. návrhy a požiadavky na riešenie rozvoja techniky 5
06. materiály o spolupráci s inými subjektmi 5
07. technicko-hospodárske normy, vlastné A-10
08. štátne a odborné normy, po strate platnosti 10
09. doklady o pripomienkovaní technických noriem 5
10. doklady o prevádzke technických zariadení 5
11. revízne správy technických zariadení, po ukončení životnosti 5
12. opravy zariadení 5
13. zavádzanie patentov a vynálezov do výroby A-10
CB - informatika
01. záznamy z pracovných porád úseku 5
02. koncepcie rozvoja riadiaceho a informačného systému A-10
03. testy hardwaru, sietí a systémového softwaru 5
04. metodika k vlastným vytvoreným programom A-10
05. metodika k cudzím programom, po ukončení používania 5
06. záznamy z údržby výpočtovej techniky a informačných sietí 3
07. správa (administrácia) údajov informačného systému 5
08. správa (administrácia) počítačovej siete 5
CC - výskum
01. záznamy z pracovných porád úseku 5
02. plány výskumných úloh, ročné a dlhodobé A-10
03. podkladový materiál k výskumným úlohám 10
04. správy o plnení plánu výskumných úloh 10
05. výskumné správy a štúdie 10
06. výroba prototypov 10
07. oponentné konanie 5
08. skúšobné protokoly a testy výrobkov A-10
09. rozhodnutia o schválení skúšaných výrobkov (atesty) A-10
10. originály vlastných noriem A-10
11. priemyslové vzory A-10
12. vynálezy a zlepšovacie návrhy – dokumentácia A-10
13. ochranné známky A
14. patentové spisy (evidencia, listiny o udelení) A-10
15. licencie (dohody, zmluvy, evidencia, realizácia) 10
CD - ochrana životného prostredia
01. záznamy z pracovných porád úseku 5
02. koncepcie ochrany a tvorby životného prostredia 10
03. protokoly z kontrol orgánov štátneho dozoru 5
04. zavádzanie ekologických postupov a opatrení 5
05. medzinárodná spolupráca na projektoch ochrany životného prostredia 10
06. stanoviská k výberu technológií, investičným zámerom a pod. 5
07. určenie miesta a zabezpečenie podmienok pre manipuláciu s ropnými
a nebezpečnými látkami 10
08. evidencia nebezpečných odpadov 10
09. previerky stavu objektov 5
D. OBCHODNÁ AGENDA, CENY A PROPAGÁCIA
DA- zásobovanie, nákup a predaj
01. záznamy z pracovných porád úsekov 5
02. plány nákupu a odbytu výrobkov, ročné A-10
03. rozpis plánu nákupu 10
04. prieskum trhu 5
05. analýzy, prognózy a koncepcie nákupu 5
06. štatistické výkazy, ročné A-10
07. obchodné zmluvy (nákup a predaj)
08. kreovanie obchodných zastupiteľstiev 5
09. správy o činnosti obchodných zastupiteľstiev, ročné 5
10. správy zo služobných ciest 5
11. hlásenia o obchodnej činnosti 5
12. rozbory obchodných aktivít 5
13. plán spotreby materiálov a potreby služieb 5
14. objednávky a požiadavky na dovoz 5
15. dodacie a nákladné listy 3
16. interné faktúry 10
17. normy zásob a materiálu 5
18. prehľady a zostavy zásob a obchodného tovaru 5
19. inventarizácia zásob a obchodného tovaru 10
20. evidencia zásob a obchodného tovaru na sklade 3
21. knihy objednávok obchodného tovaru 3
22. skladová evidencia (výkazy, karty, dodávkové príkazy, príkazy 3 na expedíciu)
23. výdajky a príjemky materiálu a tovaru na sklade 3
24. evidencia predaja a fakturácia 10
25. knihy objednávok 5
26. colné záznamy, colné deklarácie 5
27. hlásenia colného skladu 5
28. reklamácie obchodného tovaru a služieb 5
29. výkazy čerpania pohonných hmôt 3
30. žiadanky na prepravu 3
31. záznamy o prevádzke vozidiel 5
DB - ceny
01. záznamy z pracovných porád úseku 5
02. cenníky výrobkov a tovarov, vlastné A-10
03. cenníky výrobkov a tovarov, cudzie 5
04. tvorba interných cenníkov 10
05. cenové dohody s inými právnymi subjektmi 5
06. štatistické prehľady tvorby cien, ročné 10
DC - propagácia
01. záznamy z pracovných porád úseku 5
02. účasť na veľtrhoch a výstavách 5
03. príprava expozícií (scenáre) 10
04. vzorkovnice 10
05. ocenenia výrobkov A-10
06. katalógy, prospekty, reklamy, publikácie (ukážky) A
07. stanoviská, vyjadrenia, odporúčania 5
E. INVESTIČNÁ AGENDA
EA - všeobecne
01. záznamy z pracovných porád úseku 5
02. štúdie dlhodobého rozvoja A-10
03. plány investícií ročné a dlhodobé A-10
04. plány investícií krátkodobé a čiastkové 5
05. rozpisy investícií a objektov 5
06. evidencia stavu investícií 10
07. hlásenia stavu investícií 5
08. zákazky na veľké investície (aj s podkladmi) a výberové konania A-10
09. investičné zákazky, ostatné 10
10. investičné zmeny 10
11. investičné požiadavky 10
12. účasť na výberových konaniach a súťažiach 5
EB - investičná výstavba
01. záznamy z pracovných porád úseku 5
02. rozpočty a bilancie stavieb 10
03. záznamy z rokovaní s projektovými a dodávateľskými firmami 5
04. projekty nových realizovaných stavieb, 1 paré (originál) A-10
05. základná dokumentácia stavieb (majetkovo-právna dokumentácia,
úvodný a vykonávací projekt, korešpondencia o výstavbe - dôležitá) 10
02. geometrické a zastavovacie plány 10
03. rozhodnutia stavebných úradov (stavebné a užívacie povolenia,
povolenia na rekonštrukciu a adaptáciu) 20
08.…
