dnes je 31.3.2020
Input:

Spôsob vedenia účtovníctva a projektovo programová dokumentácia v NO

13.12.2019, , Zdroj: Verlag Dashöfer

2.1.3.1.2 Spôsob vedenia účtovníctva a projektovo programová dokumentácia v NO

Ing. Jana Vršková; Mgr. Jozef Sýkora, MBA

Stiahnuť dokument


Názov organizácie:    
Názov internej smernice: Spôsob vedenia účtovníctva a projektovo programová dokumentácia 
Poradové číslo smernice:    
Vypracoval:    
Schválil:    
Dátum vyhotovenia internej smernice:    
Za správnosť smernice zodpovedá:    
Za dodržiavanie smernice zodpovedá:    
Platnosť internej smernice:    
Prílohy:    

Článok I

Všeobecné ustanovenia

Rozsah, spôsob a preukázateľnosť vedenia a spôsob spracovania účtovníctva sa riadi príslušnými ustanoveniami zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov a Opatrením MF SR zo 14. novembra 2007 č. MF/24342/2007-74, ktorým sa ustanovujú podrobnosti o postupoch účtovania a účtovej osnove pre účtovné jednotky, ktoré nie sú založené alebo zriadené na účel podnikania v znení neskorších predpisov.

Účtovná jednotka vedie účtovníctvo odo dňa svojho vzniku až do dňa svojho zániku. Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo správne, úplne, preukázateľne, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim trvalosť účtovných záznamov.

Účtovníctvo plní niekoľko funkcií v informačno-finančno-kontrolnom systéme účtovnej jednotky.

Predmetom účtovníctva je

-účtovanie skutočností o:

- stave a pohybe majetku,

- stave a pohybe záväzkov,

- rozdiele majetku a záväzkov,

- výnosoch,

- nákladoch,

- príjmoch, pohľadávkach

- peňažných fondoch

- výdavkoch,

- výsledku hospodárenia účtovnej jednotky;

- vykazovanie skutočností o účtovných prípadoch v účtovnej závierke, pričom predmetom vykazovania v účtovnej závierke sú aj iné aktíva a iné pasíva.

Zásady vedenia účtovníctva:

Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku za účtovnú jednotku ako celok.

Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo ako sústavu účtovných záznamov podľa § 31 ods. 2. ZoÚÚčtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia. Každú informáciu týkajúcu sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia je účtovná jednotka povinná zaznamenávať len účtovnými záznamami.

Účtovnými záznamami sú najmä:

- účtovné doklady,

- účtovné zápisy,

- účtovné knihy,

- interné doklady,

- odpisový plán,

- inventúrne súpisy,

- inventarizačný zápis,

- účtový rozvrh,

- účtovná závierka,

- výročná správa.

- Účtovná jednotka je povinná účtovné záznamy viesť v rozsahu ustanovenom zákonom o účtovníctve.

- Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo a zostavovať účtovnú závierku v peňažných jednotkách meny euro. V prípade základného imania, pohľadávok a záväzkov, cenných papierov, derivátov, cenín a peňažných prostriedkov, ak sú vyjadrené v cudzej mene, je účtovná jednotka povinná účtovať v mene euro aj v cudzej mene; táto povinnosť platí aj pri opravných položkách a rezervách, ak majetok a záväzky, ktorých sa týkajú, sú vyjadrené v cudzej mene.

- Účtovná jednotka je povinná viesť účtovníctvo a zostaviť účtovnú závierku v štátnom jazyku. Účtovný doklad vyhotovený v inom ako štátnom jazyku musí spĺňať podmienku zrozumiteľnosti podľa § 8 ods. 5 ZoÚ.

Článok II

Projektovo-programová dokumentácia

Účtovná jednotka vedie účtovníctvo:

- prostredníctvom výpočtovej techniky vlastnými zamestnancami.

Účtovníctvo sa spracúva prostredníctvom výpočtovej techniky. Používa sa účtovný program ........................ od firmy .......................... (názov firmy) podľa zmluvy ............................, ktorou je garantovaná aj aktualizácia programu v zmysle legislatívnych zmien a servis. Program zodpovedá požiadavkám uvedeným v zákone č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, je certifikovaný firmou ............................... (názov firmy). Súčasťou dodávky programu je i kompletná projektovo - programová dokumentácia vrátane jednotlivých algoritmov automatických výpočtov (pre výpočty vážených aritmetických priemerov u rovnakého druhu zásob na sklade, odpisov, kurzových rozdielov a pod.) a užívateľská príručka popisujúca prácu konkrétneho užívateľa programu. Zmluva, projektovo – programová dokumentácia a užívateľská príručka sú uložené u hlavného účtovníka účtovnej jednotky.

- dodávateľským spôsobom podľa zmluvy s firmou ...............….........…, uzavretej dňa ................., výpočtovou technikou, pričom vlastníkom licencie na software je účtovná jednotka alebo dodávateľ.

Článok III

Vymedzenie pojmov

Účtovné obdobie je:

- buď kalendárny rok,

- alebo hospodársky rok (obdobie nepretržite po sebe idúcich 12 kalendárnych mesiacov, ktoré nie je zhodné s kalendárnym rokom)

Účtovná jednotka môže v zmysle zákona o účtovníctve zmeniť účtovný rok na hospodársky rok, ak jej hospodárenie sa nezhoduje s kalendárnym rokom. Hospodársky rok je 12 po sebe idúcich kalendárnych mesiacov. Túto zmenu môže účtovná jednotka uplatniť písomným oznámením miestne príslušnému daňovému úradu

- do 30 dní odo dňa vzniku účtovnej jednotky alebo

- najmenej 15 dní pred zmenou účtovného obdobia účtovnej jednotky. Zmena sa môže uskutočniť vždy k prvému dňu kalendárneho mesiaca. Po zmene musí účtovné obdobie trvať minimálne jeden rok – 12 mesiacov. Ak účtovná jednotka nedodrží lehotu na oznámenie zamýšľanej zmeny nesmie uplatniť účtovné obdobie, ktoré je hospodársky rok. Pri prechode z hospodárskeho roka na kalendárny rok postupuje účtovná jednotka obdobne.

Zmenu účtovného obdobia na hospodársky rok nemôžu uplatniť verejné vysoké školy vzhľadom na to, že sú finančnými vzťahmi napojené na štátny rozpočet, ktorý sa zostavuje za kalendárny rok .

Účtovné doklady sú preukázateľné účtovné záznamy, ktoré musia obsahovať náležitosti v zmysle § 10 ZoÚ.

Pokiaľ účtovný doklad slúži súčasne ako daňový doklad, musí obsahovať ďalšie náležitosti v zmysle daňových zákonov (viď interná smernica “Obeh účtovných dokladov“).

Účtovná jednotka vyhotovuje účtovné doklady bez zbytočného odkladu po zistení skutočností, ktoré sa nimi preukazujú, v štátnom jazyku, zrozumiteľne a spôsobom zaručujúcim ich trvalosť.

Účtovné zápisy účtovná jednotka zaznamenáva v účtovných knihách priebežne v účtovnom období. K účtovným zápisom sú pripojené podpisové záznamy osoby zodpovednej za vykonanie konkrétneho účtovného zápisu.

Účtovná jednotka nemôže vykonávať žiadne účtovné zápisy mimo účtovných kníh.

V sústave podvojného účtovníctva účtovná jednotka účtuje v účtovných knihách. Tieto podľa § 12 ZoÚ sú:

1. denník,

2. hlavná kniha.

V denníku, v ktorom sa účtovné zápisy usporadúvajú chronologicky a ktorým sa preukazuje zaúčtovanie všetkých účtovných prípadov v účtovnom období,

Por. číslo Dátum Číslo dokladu Text Účet Čiastka
(v €)
 
            MD D    
                     
                     

V hlavnej knihe sa účtovné zápisy usporadúvajú z vecného hľadiska. Zahŕňa syntetické účty a analytické účty podľa účtového rozvrhu a obsahuje najmä tieto údaje:

- stavy účtov ku dňu, ku ktorému sa otvára hlavná kniha,

- súhrnné obraty strany Má dať a strany Dal jednotlivých účtov, minimálne za kalendárny mesiac,

- zostatky a stavy účtov ku dňu, ku ktorému sa zostavuje účtovná závierka.

Číslo účtu Názov účtu Začiatočné stavy Obraty Konečné stavy 
      (v Sk) (v Sk) (v €) 
      MD D MD D MD D 
                        
                        
x Spolu :                   

V hlavnej knihe musia byť zaúčtované všetky účtovné prípady, o ktorých sa účtovalo v denníku.

Článok IV

Účtovná dokumentácia, jej uchovávanie a ochrana

Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov ako celok.

Účtovný záznam môže mať:

- písomnú formu, vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný,

- technickú formu, vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom neuvedeným v predchádzajúcom odseku, ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname vlastnoručný podpis alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme.

Účtovná jednotka môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej. V tomto prípade je povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Táto povinnosť sa považuje za splnenú, ak účtovná jednotka predloží účtovný záznam v pôvodnej i novej forme a ich obsah je zhodný alebo preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú. Účtovná jednotka je povinná mať k dispozícii účtovné záznamy, ktorými dokladuje formu vedenia účtovníctva.

Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme, je povinná disponovať takými prostriedkami, nosičmi a vybavením, ktoré umožňujú vykonať prevod účtovných záznamov do formy, v ktorej je ich obsah pre fyzickú osobu čitateľný. Túto povinnosť má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať uvedené účtovné záznamy.

Za preukázateľný účtovný záznam sa považuje iba účtovný záznam:

- ktorého obsah priamo dokazuje skutočnosť,

- ktorého obsah dokazuje skutočnosť nepriamo obsahom iných preukázateľných účtovných záznamov,

- prenesený prostredníctvom informačného systému. Účtovný záznam určený na prenášanie musí obsahovať podpisový záznam. Účtovný záznam musí byť podpísaný najneskôr v okamihu jeho odovzdania na prenos.

Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.

K jednému účtovnému záznamu môže byť pripojených viac podpisových záznamov.

Článok V

Obsahové vymedzenie účtových tried

Účtová trieda 0 - Dlhodobý majetok

Účtová trieda 1 - Zásoby

Účtová trieda 2 - Finančné účty

Účtová trieda 3 - Zúčtovacie vzťahy

Účtová trieda 4 - Imanie, fondy, výsledok hospodárenia a dlhodobé záväzky

Účtová trieda 5 – Náklady na činnosť

Účtová trieda 6 – Výnosy z činnosti

Účtová trieda 7 – Uzávierkové účty a podsúvahové účty

Účtová trieda 8 – Vnútroorganizačné účty

Účtová trieda 9 – Vnútroorganizačné účty.

Článok VI

Kontrola správnosti účtovných dokladov

Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať:

- slovné a číselné označenie účtovného dokladu,

- obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,

- peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,

- dátum vyhotovenia účtovného dokladu,

- dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,

- podpisový záznam osoby (§ 32 ods. 3 ZoÚ) zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,

- označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

Účtovné doklady sa pred ich zaúčtovaním kontrolujú. Bez kontroly a schválenia nesmie byť účtovný doklad zaúčtovaný, príp. preplatený. Všetky listiny, zmluvy, dohody, objednávky a ďalšie písomnosti, z ktorých vyplýva finančné plnenie alebo ktoré s finančným plnením súvisia, musia byť vopred schválené štatutárnym zástupcom alebo ním poverenou osobou v zmysle smernice Obeh účtovných dokladov

Článok VII

Spôsob vedenia vnútroorganizačného účtovníctva

Vnútroorganizačné účtovníctvo možno viesť:

a. prostredníctvom účtov v účtových skupinách 57 - Vnútroorganizačné prevody nákladov a 67 – Vnútroorganizačné prevody výnosov a účtu 395 - Vnútorné zúčtovanie,

b. v samostatnom účtovnom okruhu, pre ktorý sa určia účty v rámci voľných účtových tried 8 a 9,

c. kombináciou postupov podľa písmen a) a b).

Funkcie vnútroorganizačného účtovníctva

Vnútroorganizačné účtovníctvo sa vedie s cieľom zabezpečiť:

1. preukazné podklady pre potreby základného finančného účtovníctva:

- o stave a zmene stavu zásob vytvorených vlastnou činnosťou,

- na vyjadrenie aktivácie vlastných výkonov,

- na ocenenie zásob a ostatných výkonov vytvorených vlastnou činnosťou.

2. adresné priradenie nákladových a výnosových položiek jednotlivým organizačným zložkám alebo konkrétnym druhom činností, ktorých sa dané položky týkajú, a následne vystavuje prehľadné výstupné zostavy o výsledku hospodárenia týchto organizačných zložiek alebo druhov činností. Táto funkcia je dôležitá pre potreby riadenia a kontroly vnútroorganizačných procesov.

Organizácia vnútroorganizačného účtovníctva

I. variant

Vnútroorganizačné účtovníctvo sa v účtovnej jednotke vedie v rámci účtov v účtových skupinách 57 a 67. Účtovná jednotka pri účtovaní jednotlivých účtovných prípadov v účtovných skupinách 57 – Vnútroorganizačné náklady a 67 – Vnútroorganizačné výnosy účtuje jednotlivé náklady a výnosy adresne:

- na organizačné zložky, ktorých sa náklady a výnosy týkajú - ústredie, pobočky v jednotlivých mestách, v jednotlivých školách,

alebo

- na jednotlivé činnosti – hlavná činnosť, správa, podnikateľská činnosť, projekty.

Vnútroorganizačné účtovníctvo podlieha vykonaniu inventarizácie v účtovnej jednotke. Prostriedky hotovostného charakteru podliehajú povinne inventarizácii, a to minimálne raz za účtovné obdobie (kalendárny rok).

Príklad

Dodávky výrobkov, prác a služieb medzi jednotlivými vnútroorganizačnými nákladovými strediskami

 MD  D